財如平上水 人中直似衡

關於部落格
聊聊投資小常識、發表讀書小心得,與大家交交朋友
  • 17658

    累積人氣

  • 0

    今日人氣

    0

    訂閱人氣

014-「關鍵鏈」讀後心得-20080407

        工作一大堆,專案作不完,整天加班加到快抓狂,到底要怎麼處理,高德拉特先生所著天下文化出版的「關鍵鏈」一書,給我們一個另類的思考方向……

    為什麼工作(專案)做不完?為什麼事情總是填滿行程表?許許多多的問題常常浮現在我們心中,我們看似無力解決問題,但其實我們可以改變現狀,而改變的關鍵就在於,我們是否能弄清楚狀況,並下定決心做出改變。

    專案的目標就是把專案準時且在預算內完成,不是讓員工忙碌,也不是讓員工加班,專案的目標就是完成專案;然而,由於專案通常不是一件獨立的作業,必須要靠許多人通力完成,所以這種情況下,如何有效且準時的完成專案,就變成一種挑戰!

    專案為什麼延遲?有幾個原因,第一個原因就是大家都在預估的時間上加上保護時間,明明三天可以完成的,通常會回報四天,因為大家擔心過程中會發生意外,所以加入保護時間,就像預算如果可以的話,要儘量高估,以免要用錢的時候不夠,畢竟錢太多的問題比錢太少的問題好。然而高估的時間遇到「學生症候群」就會造成浪費,想想學生時代,作業總在最後一刻寫、考試總在最後一刻準備,這就是學生症候群,在專案管理中,我們把大專案切成小專案,然後給每個小專案完成時間,結果是大家常常把案子拖到最後一刻,無論加了多長的時間總是到最後一刻才作業,時限愈長,拖得就愈長,造成只要在結案期限前有意外發生,專案就會延遲!

    第二個原因在於不良的多工作業,簡言之就是同時作太多事情,舉例而言,假設A、B、C三件事各需要十天完成,三件事由三個銷售人員交辦給一位工程師,在一般的狀況下,三個銷售人員都會不斷來關心自己案子的進度,所以工作師就必須不斷在案子上切換,假設三個銷售人員的案子一樣重要(或是三個都一樣有權勢不能得罪),不斷切換的結果,三個案子的完成時間就會在第28天、第29天、第30天;但如果工程師堅持先完成一個再做下一個,則三個案子完成的時間會變為第10天、第20天、第30天,看出差別了嗎?在多工的情況下,所有案子的完成進度都會變得很緩慢,可是如果能堅持一件一件來,看似愚笨,卻能有效的縮短案子的交期,而且請不要忽略一點,不斷的切換還有換線的成本,在許多的案子中切換時,每次都必須重新熟悉,所以時間會拉得更長。

    第三個原因在於提早完成不報告,假設一件案子預定十天完成,這次只花了六天,該不該報告完成了呢?大部份的情況是「NO」,原因是害怕自己會接到新的工作、想把工作再加工做得更好、或是害怕下次被要求以六天的時間完工!所以提早完成時,大部份的情況下我們不會回報,結果專案又被拖延了。

    解決之道是什麼呢?過去,我們利用「要徑法」來管理專案,要徑法中考慮專案中子任務的相依關係,但是在一個專案中,不只任務間具有相依性,資源間也具有相依性,所以同時考慮資源的相依性與任務的相依性,就可以重新的定義出一種新的要徑,作者稱之為關鍵鏈,辦認出關鍵鏈就是改善的第一步,其次,將各別子任務需要的預估時間砍一半,以避免時間灌水的情況,接著將所有的緩衝時間放到任務的最後,此時,我們的關注重點不在各別任務是否準時完成,而在於整體任務是否準時完成,各別任務的完成需訂出明確標準,只要達到標準,就必須即刻交給下一個任務負責人,即使略有拖延,只要不要過份的消耗整體任務的緩衝,就不需要過份苛責,如此可避免灌水和完成不報告的問題;第三,在辦認出關鍵資源後,必須控制關鍵資源的負荷,既然沒有關鍵資源,任務就無法完成,而關鍵資源的產能有限,則多派任務也是沒用的,控制投入的負荷量,即可減少多工的問題。

    然而,以上談的都只是方法,最重要的仍然要回歸到系統的思考,了解系統的目的、辦認問題的成因、找出解決問題的關鍵點,不要落入過去的錯誤習慣中,才是作者最希望達到的目的,正如本書想要挑戰的觀點–「專案中子任務準時完成,整體專案就會準時完成嗎?」

相簿設定
標籤設定
相簿狀態